SISTEMAS DE VALORACION DE INVENTARIOS
http://www.aisnicaragua.org/download/bronline/primera/43%20-%2052.pdf
Hacer y inventario es una
acción en la cual se cuentan los productos que puede haber en una empresa, Por
extensión, se denomina inventario a la comprobación y recuento, de las
existencias físicas en sí mismas y/o con las teóricas documentadas.
Los sistemas admitidos en Colombia
son 2, y tienen que ver básicamente con los registros necesarios para
contabilizar las compras de mercancías para la venta, y los registros contables
de las ventas de las mismas.
Los sistemas de inventarios
existentes son:
- Periódico
- Permanente
Características del Sistema de
Inventario periódico:
- El costo de la mercancía vendida debe encontrarse
por juego de inventarios (inventario inicial, más compras netas, menos
devoluciones en compras), para lo cual se hace necesario conocer los datos
referentes a inventario inicial, compras netas e inventario final.
- Mientras no se tenga el dato de inventario final
(conteo físico y valoración de las mercancías existentes), no es posible
determinar el resultado del ejercicio (utilidad o pérdida).
- Cada vez que se desee conocer el dato del
inventario final, de debe proceder a efectuar un conteo físico, lo cual
requiere cerrar el almacén o punto de ventas, contar las mercancías y
posteriormente valorizarlas.
Características del Sistema de
Inventario permanente:
- El costo de la mercancía vendida se conoce cada
vez que se realiza una venta.
- Es posible conocer el costo de ventas (valor de
las mercancías vendidas) en cualquier momento, sin necesidad de recurrir a
realizar un inventario físico de las mercancías.
- El inventario final o conteo físico se utiliza
básicamente para determinar faltantes o sobrantes de mercancías.
- Debido a que los registros contables de entradas
y salidas se realizan directamente, esta permanece actualizada, de tal
manera que en cualquier momento se conoce el valor del inventario final.
- No necesita discriminar el dato de inventario
inicial e inventario final, porque permanentemente según el kardex se
conocen las existencias y su respectivo costo.
- El kardex maneja datos a nivel de cantidades como
de precios de costo.
Otros Tipos
de Inventarios
§
Inventarios finales: se realiza cada vez que se cierra
el periodo fiscal, normalmente el 31 de diciembre.
§
Inventarios periódicos: Cada que lo considere la
empresa
§
Inventarios iniciales: es aquel en el cual se registra
todos los bienes de la empresa
§
Inventarios de Productos en Proceso de Fabricación.
§
Inventarios de Materias Primas.
§
Inventarios de Suministros de Fábrica.
§
Inventarios de Producción en Proceso.
§
Inventarios de Productos Terminados.
§
Inventarios de Materiales y Suministros.
KARDEX
Las empresas que adoptan el tipo de
sistema de Inventario PERMANENTE deben llevar un auxiliar de mercancías
denominado "Kárdex", en el cual se registra cada artículo que se
compre o que se venda. La suma y la resta de todas las operaciones en un
periodo dan como resultado el saldo final de mercancías.
Los
inventarios de mercancías constituyen todas las existencias a precio de
costo con los cuales la empresa produce bienes o comercializa sus productos
terminados
MÉTODOS PARA LA VALORACIÓN DE
INVENTARIOS
Las
empresas deben valorar sus mercancías, para así valorar sus inventarios,
calcular el costo, determinar el nivel de utilidad y fijar la producción con su
respectivo nivel de ventas.
MÉTODOS PARA LA FIJACIÓN DEL
COSTO
Los
métodos más utilizados para fijar el costo de las mercancías de la empresa son
el promedio ponderado, UEPS o FIFO y PEPS o LIFO y el PROMEDIO PONDERADO
1. Método del promedio ponderado
Este
método consiste en hallar el costo promedio de cada uno de los artículos que
hay en el inventario final cuando las unidades son idénticas en apariencia,
pero no en el precio de adquisición, por cuanto se han comprado en distintas
épocas y a diferentes precios.
2. Método PEPS o FIFO
2. Método PEPS o FIFO
Aplicándolo
a las mercancías significa que las existencias que primero entran al inventario
son las primeras en salir del mismo, esto quiere decir que las primeras que se
compran, son las primeras que se venden.
3. Método UEPS o LIFO
Este
método tiene como base que la última existencia en entrar es la primera en
salir. Esto es que los últimos adquiridos son los primeros que se venden.
TOMA DE INVENTARIO EN LA
DROGUERIA (Inventario Periódico)
El
almacén y servicio farmacéutico contarán con criterios, procedimientos y
recursos que permitan efectuar el control de inventarios. Este control se hará
especialmente mediante la evaluación de la rotación de inventario y del conteo
físico comparado con el registro de existencias. Se deberá realizar inventario
general, pruebas selectivas o inventario rotativo y el inventario permanente.
Toma de inventarios
Se
debe disponer de un sistema de control de movimientos y existencias para cada producto. Los
medicamentos y dispositivos médicos almacenados requieren un control frecuente
de existencias, con el objetivo primordial de comparar las existencias físicas
contra el movimiento (entradas y salidas), lo que permite determinar la
eficiencia en el manejo de los mismos, así como también alimentar el sistema de
información que va a permitir tomar decisiones administrativas en cuanto a la programación de necesidades,
compras, rotación de inventarios, devolución a proveedores, elaborar el
presupuesto, identificar deterioros, obsolescencia, vencimientos, hurto,
averías.
Los
métodos comúnmente empleados en le manejo de inventarios son:
El
sistema ABC.
El
modelo básico de cantidad económico de pedido CEP.
El Sistema ABC
Una
empresa que emplea esté sistema debe dividir su inventario en tres grupos: A,
B, C. en los productos "A" se ha concentrado la máxima inversión. El
grupo "B" está formado por los artículos que siguen a los
"A" en cuanto a la magnitud de la inversión. Al grupo "C"
lo componen en su mayoría, una gran cantidad de productos que solo requieren de
una pequeña inversión. La división de su inventario en productos A, B y C permite
a una empresa determinar el nivel y tipos de procedimientos de control de
inventario necesarios. El control de los productos "A" debe ser el
más cuidadoso dada la magnitud de la inversión comprendida, en tanto los
productos "B" y "C" estarían sujetos a procedimientos de
control menos estrictos.
Planeación del inventario (
Fase 1)
Se
efectúa la programación de los inventarios fijando fechas y hora de realización
del inventario.
·
Se programará la fecha y la
hora de corte del inventario.
·
El responsable de almacén o
servicio farmacéutico alista el material requerido, coordina la elaboración de
los listados o tarjetas con el código, nombre del medicamento, unidad de medida
y cantidad total, para registrar los conteos.
·
Los auxiliares asignados por
el responsable de almacén o servicio farmacéutico identifican todos los
suministros y demás elementos a inventariar en cada uno de los estantes.
·
El responsable de almacén o
servicio farmacéutico emitirá los listados de medicamentos valorizados el día
de la fecha de corte del inventario.
·
El responsable de almacén o
servicio farmacéutico revisa uno a uno los productos a inventariar y verifica
valorizaciones en el sistema.
·
El responsable de almacén o
servicio farmacéutico verifica que se hayan realizado la totalidad de los
registros, sin que quede uno solo por digitar, antes de iniciar el inventario.
Realización del inventario
físico (Fase 2)
·
El responsable de almacén o
servicio farmacéutico provee de los elementos necesarios a los participantes
como: esferos, planillas, etc. y da las últimas instrucciones.
·
El inventario comienza a la
hora fijada.(Conteo 1)
·
El programa para registrar
el inventario debe incluir la información del saldo a la fecha de corte,
registro para faltantes, sobrantes y saldo o cantidades halladas en el
inventario.
·
Los encargados de la
veeduría efectuarán los controles correspondientes.
·
Una vez se encuentren
ubicados, el coordinador y veedor dan la orden de inicio y comienza el conteo.
·
El conteo se realiza tres
(3) veces y se anota en el respectivo
listado o tarjeta, en la casilla correspondiente.
Finalizados los tres (3)
conteos, (Fase
3):
Se
pasa al digitador el listado o tarjeta de conteo una vez se ha terminado el
diligenciamiento.
El responsable del servicio farmacéutico o auditor revisan las diferencias existentes:
·
Cantidades arrojadas del
inventario físico contra el sistema.
·
Se determinan faltantes y
sobrantes.
·
Valores arrojados del total
por ítem de los elementos contados
contra los registrados por el sistema o Kardex.
·
Análisis de los productos de
nula, baja y alta rotación.
·
Se realizarán los
respectivos ingresos y egresos por sobrantes y faltantes.
·
Se elaborará el acta
correspondiente del inventario, relacionar y valorizar los sobrantes y
faltantes hallados en el conteo.
·
El responsable del almacén o
servicio farmacéutico elabora los informes correspondientes y definirán la toma
de decisiones para las diferencias encontradas y los productos de nula, baja o
alta rotación.
Control
fechas de vencimiento: El servicio farmacéutico contará con criterios,
procedimientos y recursos que permitan verificar continuamente la fecha de
vencimiento de los medicamentos y dispositivos médicos y el FEFO.
EJERCICIO
1.
Cuáles son las fases de un
Inventario Periódico, son 3, cuales son?
2.
Elabora en equipo, un
ejemplo de Inventario Permanente( Aleatorio) y de uno Periódico,(Esta actividad
se realiza en el Laboratorio)
3.
Realiza el siguiente
ejercicio básico de control de inventarios de
Medicamentos de control especial
El día 6 de Abril de 2015 recibí con la factura N. 005 9 cajas de LORAZEPAM DE 2 MG (ATIVAN), el día
10 de Abril despache a Sara García, con c.c 29687443, 30 tabletas formuladas
por el doctor Luis Gómez (R.M567).
El día 12 de Abril
entregue a la sr. Luisa Bueno, con c.c 3124333, 90 tabletas , formulada por la dra
Lucy López (R.M 230). Ese mismo día, recibí con la Factura 219: 11 cajas de este
medicamento.
El día 18 de Abril dispense al señor Alexis Mora con c.c 45333,
formulado por el Dr. Luis Rayo. (RM 5589) y
quien se toma 1 tableta cada 8 horas por 14 días y el los restantes días
del mes debe tomarse media tableta cada 12 horas.
El día 23 de Abril recibe con la factura N. 008 12 cajas.
Cuál es el saldo
final de este medicamento, teniendo en cuenta que el mes de Abril comenzó con
un saldo anterior del mes de Marzo con 270 tabletas. Y cada caja de Lorazepam
viene por 30 tabletas.
LORAZEPAM TAB. 2 Mg (ATIVAN) Cód. 9097
Lab. Wintroph
Fecha
|
Descripción
|
Entrada
|
Salida
|
Saldo
|
GESTIÓN DE STOCK DE
PRODUCTOS
Objetivos
•
Mantener el volumen del stock al más bajo nivel compatible con el suministro
regular de las necesidades del servicio de salud.
•
Minimizar las roturas de stocks.
• procurar
una eficiente utilización de los recursos.
•
Realizar una proyección de la evaluación del consumo que permita establecer un
programa de compras.
Gestión de stocks
Kardex® Es
el principal instrumento de la gestión, se hace uno para cada producto
basándote en la lista de precios, y debe ser actualizado cada vez que hay un movimiento.
¿Para qué sirve?
•
Conocer el consumo mensual, por lo tanto ayudara a crear el pedido de manera
racional
•
Localización de pérdidas.
•
Llenar informe mensual.
Consumo
Promedio Mensual (CPM) Para obtener este dato se debe establecer los
movimientos de salida del Inventario de cada insumo durante los últimos tres
meses como mínimo, datos que se obtienen directamente del Kardex y/o el sistema
de Información, el cual debe ser actualizado constantemente.
Para
calcular el consumo promedio mensual se suman el total de salidas de los
insumos durante el periodo analizado y se divide por el número de meses que
conforman dicho periodo.
Stock o Nivel Máximo
Existencias (NME) (Cantidad máxima a pedir) ¿Cómo se
calcula? Teniendo en cuenta el promedio mensual más el TR (Tiempo de Reposición)
el cual es el tiempo que demora nuestro Proveedor en enviar el producto.
Cuanto y cuando se debe
pedir? Para
ello se debe saber cuál es el stock o Nivel Mínimo de Existencias ( NmE) que se toma como base el tiempo de Reposición
(TR) por la cantidad promedio diaria X 2, el cual se considera el tiempo
adecuado para hacer nuestro pedido y Se
debe pedir la cantidad necesaria para completar el stock máximo
Ejemplo:
(Vamos a trabajar un ejemplo para pedir 3 meses de abastecimiento)
Vamos
a considerar un Puesto de Salud que quiere estar abastecido de Ácido Acetil
Salicílico (ASA) por 3 meses (90 días) y su pedido demora 15 días para llegar,
a este resultado lo llamaremos Tiempo de Reposición(TR)
Calcular
CPM de Ácido Acetil Salicílico de enero, febrero y marzo.
ENERO
=76 Tabletas.
FEBRERO =94 Tabletas
MARZO
=70 Tabletas
TOTAL
DE LOS 3 (MESES): 240 Tabletas / 3= 80
TABLETAS al mes.
Suma:
90 + 15 = 105 días (TR) Para calcular mi stock Máximo (Ojo para este ejemplo
seria para 3 meses) necesito saber: ¿Cuál es el Consumo promedio de venta (CPV)
del ASA? El promedio de consumo mensual (CPM) (Para el ejemplo es 80 Tabl.) Se
divide entre los 30 días que dura el mes: Para el ejemplo: 80/30 = 2.66
redondeando = 3 Tabletas. (Día) Ahora multiplicamos: 3 Tabl. (CPV) x 105 días (TR)
= 315 Tabl. 315 Tabletas es la cantidad que como máximo el puesto de salud
deberá estar abastecido por 3 meses de ASA.
Ahora
bien, ¿Cuánto debo pedir?.... Tomando como referencia el ejemplo anterior,
pedimos la cantidad necesaria para completar a 315 Tabl. Que es el stock máximo
que debemos tener. Supóngase que se tienen en existencias un stock de 190 Tabl.
Hacemos lo siguiente: Stock Máximo (315 Tabl.) - Existencias (190 Tabl.) = 225
Tabl. (CP) Es la cantidad a pedir para completar mi stock máximo.
Ahora
bien, ¿Cuándo debo pedir?.... Para ello debemos saber el Stock o Nivel Mínimo
Existencia (NmE), que es la cantidad mínima a tener. ¿Cómo se calcula? Sigamos
el ejemplo: -Al servicio de salud se le demora 15 días (TR) en llegar el
medicamento desde que hace el pedido. -Si se consumen como promedio 3 Tabl
(CPV). En un día. Hacemos lo siguiente: 3 (CPV) x 15 (TR) = 45 Tabl. ASA. (NmE)
“NUNCA SE ESPERARA LLEGAR A ESTE VALOR PARA HACER EL PEDIDO” 45 (NmE) x 2 = 90
Tabl. ASA. Y es “CUANDO SE TIENE EL DOBLE DEL STOCK MINIMO, ES
TIEMPO DE HACER EL PEDIDO CORRESPONDIENTE”
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